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電子取引データ保存制度の対応は待ったなし！
電子帳簿等保存制度は、3つの保存種類で構成されています。
・電子帳簿等保存制度
・スキャナ保存制度
・電子取引データ保存制度
出典元：国税庁HP
国税庁によると、3つの保存制度は「利用したい方が利用する制度」と「ご対応いただく必要がある制度」に分けられます。電子取引データ保存制度は「ご対応いただく必要がある制度」に該当し、必ず対応しなければなりません。
昨今のインターネット普及率を考えると、電子取引*¹が全くないということは考えにくく、インターネット環境がないという方以外は対応は不可欠と言えるでしょう。
*¹電子取引
取引に関して受領または交付する注文書･契約書･送り状･領収書･見積書などに通常記載される情報の授受をインターネットを介した電子データによりおこなう取引。
（例）
・電子メールで送受信した請求書など
・Webサイトからダウンロードした領収書など
・クラウドサービスで発行した契約書など
・EDIシステムを介した取引データの送受信など
改ざん防⽌のための措置をとる
保存要件のひとつとして、改ざん防止のための措置が義務付けられています。
国税庁が示しているのは以下の方法です。
・タイムスタンプ付与
・履歴が残るシステムでの授受･保存
・改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る
この中でシステムコストが掛からないのが「事務処理規程」です。
国税庁からはサンプルが公表されています。
出典元：国税庁HP
こちらの内容は、電子取引データの「訂正」と「削除」についての規程となっていますので、実際の運用に合わせて修正し、社内で適用することで改ざん防止対策はクリアできます。
取引データは日付･金額･取引先で検索できるようにする
国税庁では検索機能を確保する簡易的な方法として以下のいずれかでも要件をクリアすることが可能と示しています。
・表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
出典元：国税庁HP
こちらの方法によるメリットは、表計算ソフトの検索機能が活用できることです。
また、データに付けるファイル名は索引簿と紐づける番号が必要となりますので、上図では「連番」がそれに該当します。
さらに実務上では会計ソフトに入力された取引に、どの電子取引データが該当しているのかを容易に判別できるように会計伝票にも紐づけるための番号を入力することが望ましいと言えます。
・規則的なファイル名を付す方法
出典元：国税庁HP
こちらの方法は、表計算ソフト等をお持ちではない方でも対応できることがメリットと言えます。検索機能はパソコンの検索機能が使えます。
また、注意点もあります。表計算ソフトの様に表示形式を設定できないため、文字がパソコンの入力モードに依存してしまいます。そのため、日本語入力モードがオンの場合、カタカナ･英数字･記号は全角と半角の両方が入力できることから、ファイル名に全角･半角が混在することが考えられ、表示順に影響が出たり、検索機能において全角･半角の違いで検索結果が変わることも考えられます。
したがって、「数字･記号は半角、それ以外は全角で入力する」といったようなルールを適用するなどの対策をお勧めします。
やってみたら意外と手間？
前述したような対処をおこなうことで、電子取引データ保存制度はクリアできると言えるでしょう。とは言え、実際に運用してみるとどうでしょう。
電子メールで受信する場合、Webサイトからダウンロードする場合など、入手経路がさまざまであることからデータのファイル形式や保存方法も異なることも考えられます。また以下のようなことも運用対策として必要になるかもしれません。
・担当者が誤ってデータを削除してしまった場合、報告がなくても気づけるのか。
・複数の担当者がおこなう場合、誰がおこなったファイルか判別できるのか。
・データの保存漏れは、どのように確認するのか。
・ファイル名の付け間違いには気づけるのか。
・同じ日に同じ取引先から同じ金額の取引があった場合のファイル名はどうするのか。
以上のことから想定すると、国税庁は小規模事業者にも対応しやすいように考えられた方法なのかもしれません。よって中規模企業の取引量を考えると電子取引データ保存制度の対応に携わる人員や労力は増加してしまうことも懸念材料と言えるでしょう。
コストを掛けて大幅な生産性向上へ！
電子帳簿等保存法、電子取引データ保存制度への措置･要件は国税庁の示した方法でクリアできますが、手間が増える懸念がありそうです。
もちろん、電子取引データ保存制度をクリアすることで、残りの制度は任意のため法令に対する問題はありませんが、企業として生産性に影響することは問題です。
そこで、コストを掛けずに手間が増えるのであれば、コストを掛けて大幅な作業軽減により生産性向上を実現する方法はいかがでしょうか。
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