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『ありがとう・ごめんなさいをしっかり伝える』 営業サポート:松田洋子 〜シリーズ三好商会の社員~

編集部

効率良く時間内に商品手配から伝票発行までをおこなう

遠藤
今回は、GDX推進事業部 GDX推進部 カスタマーディライト課 の松田洋子(まつだ ようこ)さんにお越しいただきました。よろしくお願いします。

 

松田
はい。よろしくお願いします。

遠藤
では、まず最初に現在担当している仕事内容を教えてください。

 

松田
受注業務、コピー機の修理の受付窓口業務、営業サポートです。

 

遠藤
では受注業務についてお聞きします。いつも作成されている業務日報を拝見しました。電話とファクスでご注文を受けて、月に伝票枚数にして約1,500枚もの処理をされているんですね。

 

松田
そうですね。でも処理した伝票の枚数よりも、いかに効率良く時間内に商品手配から伝票発行までをおこなうかが重要です。二人で対応しているので、お互いの作業をパズルのように組み合わせながら対応しています。

遠藤
なるほど。伝票枚数は結果にすぎないということですね。

 

松田
それでも繁忙期の電話やファクス、営業サポート業務が多い日は、数も気になりますよ。終わった時に伝票枚数を数えてびっくりすることはありましたね。

 

遠藤
様々な業務も兼任しつつですもんね。すごいです。

ご注文の情報が少ないときはお客様の購入履歴を確認して補完する

遠藤
ではお客様対応で心掛けていることはありますか?

 

松田
いただいたご注文の情報が少ないときこそ的確な商品をお届けしたいと心掛けて対応していますね。

たとえば、単に「ノート」という注文がくるときがあるんですが、ノートと言っても様々なメーカーの様々な種類の中の一つを発注しなければいけないので、お客様の購入履歴を確認したりして、的確な判断ができるように心掛けています。

 

遠藤
それはお客様の立場ですと非常に助かりますね。

 

松田
はい、信頼いただいているからこそ一生懸命に対応しますし、これからも応えていきたいです。

突発的な業務も含めて就業時間内に全て対応を完結する

遠藤
担当されている業務での難しさはありますか?

 

松田
難しさという点から言うと、同じ日は2度と来ないというか、日々何が起こるかわからないというか、毎日「時間との戦い」というところですかね。

 

遠藤
具体的には、どういうことですか?

 

松田
発注先の締め時間、受注の締め時間、納品の締め時間などがあるので、処理の順番を組み立て、効率良くお客様に商品を届けられるか、毎日変わるオーダーに対応しています。

それに加えて営業サポート業務としての見積作成や商品原価調査、納期確認などが入ってくるので、いかに業務を整理された状態に保つかが重要です。突発的な業務にも対応ができるような体制を常にとっておく、それが非常に難しいですね。

単に就業時間内に終われば良いというわけじゃなくて、すべての業務が完結すること。突発的なものも含めて、全てに対応することまでを考えています。

 

遠藤
素晴らしい。言葉に重みがあります。

 

社内でも「ありがとう」「ごめんなさい」をしっかりと伝える

遠藤
では、仕事の「やりがい」「醍醐味」「面白さ」を教えてください。

 

松田
自分の許容範囲を明らかに超えているだろう仕事を「やりきった」ときの達成感は醍醐味でしょうね。膨大な営業サポート業務と大量の注文ファクスが重なったときは、優先順位を確認しつつ、所要時間を計算して、黙々とやり続けましたね。集中力全開ですよ。(笑)

 

遠藤
なるほど、確かに普通の生活で集中力全開になる瞬間ってあまりありませんね。仕事をする上で大切にしていることはありますか?

 

松田
「ありがとう」「ごめんなさい」をしっかりと伝えることです。お客様はもちろんですが社内でも心掛けています。

 

遠藤
それはとても素晴らしい。いつも明るく元気な声で応対されているのが聞こえています。

 

松田
それはそれは(笑)

何事にも一生懸命で集中力全開な松田さん。今回のインタビューにもとても真摯にご対応いただきました。

業務に対する姿勢も素晴らしいものがあります。それに加え、いつも気が付いたことがあれば声を掛けてくれたり、同じ資格試験に取り組んでいた時には有用な情報を共有してくれたり、とても助かっています。繊細で感受性のアンテナをたくさんお持ちなのでしょう。特技と言えるかもしれませんね。


その特技はお客様はもちろん、社内でも活かされていると思いますので、これからも期待しています。

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