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コミュニケーションツールを使う3つのメリット

和田 直人

#DX#オフィス#リモート

生産性を向上させるコミュニケーションツールのメリット

コロナ禍で急速にテレワークが普及しました。 メリットがある反面、社内コミュニケーションの低下、情報共有不足の問題などが生じているとも言われています。 

 

テレワークの特性を活かしつつ、生産性を向上させるにはどうすればよいでしょうか?。 対策の一つとしてコミュニケーションツールの導入という方法があります。 

 

コミュニケーションツールとは、 意思・会話の促進や情報共有のために利用できるツールです。 

 

 

コミュニケーションツールを使う3つのメリット

①チャット機能の活用によりコミュニケーションを活性化できる 

②社内情報を迅速に共有できる 

③タスク管理機能により業務の進捗やスケジュールを可視化できる

チャット機能の活用によりコミュニケーションを活性化できる

テレワークで対面業務から遠隔業務に移行すると、コミュニケーションが取りにくい環境になるため、従業員間の会話の回数が減ったり、内容も報告のみの事務的なものになる傾向があります

 

とりわけ私のような新入社員にとって、気軽に質問できる環境がなくなるのは業務の効率を大幅に下げる結果に繋がります何気ない雑談が、実は従業員のエンゲージメント向上に寄与して、働きやすい環境を作っていたことに気づくというわけです。

 

そこでコミュニケーションツールのチャット機能が役に立ちます。

 

チャット形式の会話は、メールのように枕詞や締めの言葉を考える必要がないので、テンポよく気軽にやりとりが可能です。また、SNSのメッセージ機能のように日常使い慣れたツールと似た仕様なので、コミュニケーションのハードルが大きく下がります。業務の質問も、気軽に行うことができ、結果として作業効率がアップするとともに、テレワークでも働きやすい職場環境の構築にもつながります。

社内情報を迅速に共有できる

情報は活用されてこそ初めて意味を持ち、新たな発想を生むものです。

 

例えば、会議資料やマニュアルなどを一部の社員のみが知っているだけでは情報の効果を最大限に活かせません。また、効率の良い業務を行う為にも、社内での情報共有は欠かせません。情報共有の目的は一人ではカバーできない知識やリソースを補完し合い、効率的な目標達成をサポートすることにあるからです。 

 

そこでコミュニケーションツールの出番です。上手に利用すれば、情報共有の迅速化と正確性の向上が望めます

 

これまでの情報共有といえば、メールによる添付ファイルの送信が一般的な手法でした。メールの宛先を確認し、CCやBCCで送信する相手を考え、一つ一つ入力していく作業には、時間がかかるうえに抜け漏れのリスクがあります

 

でも、コミュニケーションツールのチャット機能を使用すれば、宛先のグループを簡単に設定できるので、一度設定してしてしまえば、送信が漏れることはありませんし、送信までの時間も大幅に短縮できます。 ファイル共有の仕方も簡単で、チャットスペースにドラッグ&ドロップするだけです。

タスク管理機能により業務の進捗やスケジュールを可視化できる

コミュニケーションツールには、タスク管理ができる機能もあります。

 

タスク管理とは、仕事を効率的に進めるために業務を「やること」単位に分解し、進捗を管理する仕組みのことで、タスクの状況をグループで共有すれば、業務全体の進捗や予定が見える化されるというメリットがあります。

 

テレワーク中は対面で業務の進捗を確認する事が出来ませんし、グループ内の相手の状況も見えません。さらに、進捗を確認しようと連絡を試みる際にも、相手の状況が見えないので「今連絡しても大丈夫だろうか?」「忙しいのではないか?」と躊躇してしまい、コミュニケーションのハードルがさらに上がってしまいます。 

 

タスク管理機能を活用するなら、いつでもどこでもグループ内の業務状況やスケジュールを確認できるので、、全体の進捗を把握するのはもちろんのこと、コミュニケーションが取りやすくなるというメリットが生まれます。とりわけ、新入社員の私は、誰が何をしているのかが可視化されていることによって、質問や相談がしやすくなり、業務がスムーズに進行すると感じています。

このように、コミュニケーションツールはテレワークの導入により変化した環境において重要な役割を持っていると言えます。

コミュニケーションツール導入を急ぐべき理由

一般社団法人日本ビジネスメール協会のビジネスメール実態調査2021によると、仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は依然として「メール」で、その割合は「98.9%」です

 

メール1件の送信にかかる平均時間は5分56秒」で、1日あたり平均13.63通送信しているとのことですから、1日約81分」、1日の労働時間(480分)のうち2割弱の時間をメール関連作業に取られてしまっていることを考えると、ツール導入を急ぐべき理由がわかります。

たしかに、新しいものを取り入れるにはパワーが必要です。 

・新しいものへの抵抗感・改定しなければいけない運用ルール

・見直すべきセキュリティ対策

 

こうした壁を超え、さまざまな課題を解決して、ツールを導入するには、予想以上の労力が必要なので、後回しにしてしまいがちです。

 

でも、「いつでもどこでも働ける環境」が「新しい当たり前」になっている現在、将来に予想される生産性低下を防ぐことは急務であり必須であると言えるのではないでしょうか?

 

まずは身近な手段から、少しづつ変化を取り入れていきましょう。

 

具体的なプランを必要とされる方は、お気軽に「お問い合わせ」からご連絡ください。

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