株式会社三好商会 | 経営の課題を経営資源の見直しで解決します。札幌でDX(デジタルトランスフォーメーション)のことならお任せください。

TOP>ナレッジ>ペーパーレス化とは 「全ての紙を無くすこと」 ではない

DIGITAL TRANSFORMATION

ペーパーレス化とは 「全ての紙を無くすこと」 ではない

遠藤 綱希

#DX#オフィス#データ#ネットワーク#リモート

ペーパーレス化の対象となる書類とは

ひと言でペーパーレス化といっても対象は広く、なかなか検討が進まないといったお悩みはありませんか?

 

それはオフィスからすべての紙や資料を取り除こうとしているからです。

 

紙で残すべき書類は残さなければなりません。

 

そこで比較的に取り組みやすいペーパーレス化対象書類をご紹介します。

 

1.会議資料

2.パンフレットやカタログ

3.チラシなど販促費

 

大きく分けるとこの3つです。

会議資料

会議資料を全員分印刷する必要はありません。

 

Zoomなどのリモート会議ツールを利用しているなら、参加者全員に資料を画面共有が出来ますので不要です。

 

また、事前にPDFなどの電子的なファイルを共有し、それぞれの端末で確認できるようにします。

パンフレットやカタログ

会社パンフレットや、製品やサービスのカタログをデータ化してクラウドストレージに保存しておけば、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンのような携帯端末から、いつでもどこでもアクセスが可能となります。

 

さらに、掲載内容の更新も容易になることでしょう。

チラシなどの販促物

チラシやポスター、ポップのような販促物も、SNSによる配布スタイルに変えたり、店頭であればデジタルサイネージでの掲示などに変更することができます。

 

さらにデザインをデータ化し共有しておくことで、適時に変更、修正が可能となり、タイムリーな訴求や、作業効率の向上が期待できます。

キーワードは「いつでも」「どこでも」

リモート会議であれば参加者はそれぞれの場所にいますし、パンフレットやカタログに関していえばお客様先で必要となるかもしれません。「いつでも」「どこでも」情報にアクセスできる仕組みが必要です。

 

そこで「データの保管場所」についても見直しが必要になります。

 

保管場所として既にサーバーをお使いですか?

 

そうであれば各部署ごとのフォルダ構成や、フォルダおよびファイル作成の際のネーミングルールが適切に設定されているでしょうか?

 

サーバーのデータをいつでもどこでもアクセスするにはVPNも必要かもしれません。

 

社員ひとりひとりが作成するファイルも、所有のパソコンにローカル保管するのではなくクラウドストレージを利用することで、ファイルを外出先で閲覧、修正することが可能になり、社員同士の共有も容易となります。

すべての紙をなくすのではなく、ペーパーレス化しやすい部分から取り組むことで、テレワークのハードルもぐっと下がります。

 

これなら出来そうと感じた方、データの保管場所をオンプレミスにするかクラウドにするかお悩みの方、ご相談はお気軽に「お問い合わせ」よりご連絡ください。

このサービスのその他の情報

Digital transformation 三好商会が考えるDX

お客様が保有する経営資源を、データデジタル技術、アイデアを使用して、デジタル化します。
さらに、業務だけではなく、組織や文化、ビジネスの仕組み(事業戦略と収益構造)までを変革することにより、新しい価値を創造して、企業カルチャーをアップデートします。

CASE STUDIES 導入事例のご紹介

EVENT / SEMINAR DXの最前線がここにあります

diagnosis まずはDX診断! 課題の可視化から。

いくつかの簡単な設問に答えるだけで、あなたの会社のDX化状況がひと目で分かる、DX診断ツールです。診断結果に応じて、必要なナレッジを学ぶこともできます。

  • たった3分。項目をチェックするだけ!

  • DXに必要な経営資源が可視化されます!

  • 課題に合わせたナレッジ、知識が得られます!

今すぐ無料診断する

client クライアント

TOP

ページトップへ戻る

たった3分。
DX無料診断